Een tijdje geleden begon ik samen met enkele collega’s aan een grote uitdaging: het organiseren van de tweede editie van ons Twenty Thoughts Before Noon-event. Toegegeven, het waren enkele rollercoastermaanden. De slaagkans van een event is immers grotendeels afhankelijk van de communicatie die errond wordt gevoerd. Die moest tot in de puntjes worden uitgewerkt.
Maar hoe zorg je er juist voor dat jouw (digitale) communicatie op punt staat?
In zeven praktische tips geef ik je mijn learnings mee.
De eerste tip klinkt misschien voor de hand liggend, maar dat is het allerminst. Wanneer je een event organiseert, vuur je immers best niet al je communicatie op iedereen af. Focus je dus op een bepaalde doelgroep. Dit begint al met je doelgroep vooraf goed te definiëren aan de hand van een korte persona. Mik je op studenten? Of enkel op managers binnen bepaalde bedrijven? Reflecteer nadien bij elke stap van je plan opnieuw naar dit punt. Zo kan je makkelijk evalueren of jouw doelgroep nog steeds wordt aangesproken.
In het voorbeeld van ons event, werkten we met twee edities: een studenteneditie en het officiële Twenty Thoughts Before Noon. Voor de student edition wilden we vooral studenten aanspreken die interesse hebben in digitale en content marketing, met voorkeur voor diegenen die wonen of studeren in en rond Gent. Voor het officiële event lag de focus dan weer op bestaande klanten en managers binnen bedrijven.
Zodra je je doelgroep hebt bepaald, kan je de verschillende stappen binnen jouw communicatieplan uittekenen. Studenten spraken we bijvoorbeeld aan via Facebook en Instagram (stories), terwijl we de tweede doelgroep vooral op LinkedIn en via onze bestaande email database gingen aanspreken.
Spiegel jouw doelgroep dus aan de acties die je onderneemt, want een verschillend doelpubliek vraagt een verschillende aanpak.
Deze hoeft geen toeters en bellen-websitepagina te zijn; een duidelijke overview van het programma, relevante foto’s en recensies van een eventuele vorige editie helpen je al een heel eind verder. Bovendien versterkt het je vindbaarheid in Google.
Naast het opzetten van een landingspagina, is het ook handig om je evenement zichtbaar te maken op social media. Maak bijvoorbeeld een evenement aan op Facebook en verbind deze met de landingspagina op je website. Daarover straks meer.
Extra tip: Zorg er voor dat alle online en offline communicatie en uitstraling naadloos in elkaar doorlopen, zodat deze een gestroomlijnd geheel vormen.
Social media kunnen niet meer ontbreken wanneer je iets wil organiseren. Zoals ik je al meegaf in de eerste tip, zal je social media strategie voornamelijk afhangen van je doelgroep.
Op Facebook kan je een evenement aanmaken waarin je druppelsgewijs alle praktische details van je evenement kan meedelen. Daarnaast kan je de communicatie van het event organisch posten op Facebook om awareness te creëren bij je bestaande volgers.
Met een klein budget kan je ook kiezen om te adverteren en zo je doelgroep gerichter te gaan aanspreken. Persoonlijk raad ik je dit ten zeerste aan. Vergelijk het met een flyer die je uitdeelt: enkel en alleen aan de mensen die jij op je event wilt.
Extra tip: Wat heel handig is, is dat je ook een koppeling kan maken met een eventtool zoals Eventbrite. Zo kunnen mensen meteen hun tickets boeken wanneer ze een organische post of advertentie van het event zien verschijnen op hun Facebook wall.
Hou echter rekening met het feit dat niet alle evenementen even relevant kunnen zijn op dit medium. Zo kunnen corporate events mogelijks minder geïnteresseerden aantrekken dan een informeel evenement.
Op vlak van LinkedIn is adverteren iets duurder, al is het medium zeker interessant wanneer je event bedrijfsgericht is. Verlies deze dus zeker niet uit het oog.
Instagram, en dan voornamelijk Instagram Stories (of Snapchat), gebruikten we dan weer om ons doelpubliek te prikkelen over de voorbereidingen van het event. Zo toonden we enkele korte videos hoe (hectisch weliswaar) dit verliep.
Als laatste is Twitter een must voor live eventcommunicatie. Zo plaatsten we tijdens ons event interessante snippets van onze sprekers met de hashtag #20thoughts. Doordat we onze hashtag ook communiceerden naar onze bezoekers, konden zij instant reageren of zelf hun ervaring delen. Als resultaat werd onze hashtags even trending en hielden we thuisblijvers op een leuke manier op de hoogte.
Zo zie je maar, elk kanaal heeft zijn eigen focus. Afhankelijk van je opzet en doelgroep ga je dus gericht moeten selecteren welk(e) kanaal / kanalen gepast zijn voor je evenement.
Het is bijzonder moeilijk om een publiek warm te maken voor een event wanneer eigen medewerkers van toeten of blazen weten.
Zorg er dus voor dat iedereen die betrokken is in het event van tijd tot tijd wordt gebrieft over de praktische stand van zaken. Hoe raar zou het bijvoorbeeld overkomen als een klant of lead iemand van je team aanspreekt over jouw event terwijl hij of zij er niet van op de hoogte is?
Kleine beetjes maken overigens een wereld van verschil. Laat je medewerkers hun (functie)omschrijving veranderen op LinkedIn, zorg dat hun e-mailfooters verwijzen naar de landingspagina van jouw event of verander de laatste slide van hun presentaties en laat hen kort vermelden dat het event eraan komt. Een van onze collega’s kreeg enorm veel reacties op het feit dat hij ging spreken op Twenty Thoughts Before Noon.
Betrek ook je team persoonlijk in de communicatie door hen aan te moedigen om over het evenement te communiceren in hun (persoonlijke) kringen. Een pagina of bericht delen op Facebook en LinkedIn, een klein telefoontje naar hun klanten… het zijn slechts kleine to do’s die enorm waardevol kunnen zijn.
Onontbeerlijk in je strategie is het opzetten van een email campagne. Van awareness creëren tot de communicatie na je event… het opzetten van een email flow die op bepaalde tijdstippen wordt ingepland doet veel.
Een voorbeeld van zo’n algemene flow:
Awareness e-mail
Aangepaste mail naar de geopende awareness mails en klikkers
Herhaling van de mail naar de niet-geopende awareness mails
Early bird ticket mail naar (1)
Aangepaste mail naar opens en klikkers
Zelfde mail naar niet – opens
Early bird loopt af mail
Praktische info wanneer je naar het event komt
Communicatie na het event
De voorgaande punten kunnen al snel chaotisch worden indien ze allemaal naast elkaar worden uitgevoerd. Zorg dus voor een solide content kalender waarin je alles van communicatie terug kan vinden in één gestructureerd document, geordend per datum.
Duid hierin ook alle verantwoordelijkheden aan (van eindverantwoordelijke tot reviewer) en markeer deze naar gelang de prioriteit. Is een taak dringend of moet er nog iets voltooid worden? Met een kalender verlies je nooit een deadline uit het oog.
Alhoewel de spanning steeg naarmate het event naderde, mondde het evenement uit tot een soort van teambuilding. Iedereen werkte samen aan het evenement en was laaiend enthousiast tot de lichten uitgingen. Want achter een geslaagd event, schuilt immers een enthousiast team.
Ziezo. Dit waren mijn 7 tips om jouw eventcommunicatie naar een hoger niveau te tillen. Hopelijk heb je er veel uit geleerd. En wat betreft #20thoughts... tot volgend jaar? ;)